Adjoint(e) administratif(ve)

Mise à jour : Veuillez noter que la date limite pour postuler à ce processus a été prolongée jusqu'au 9 novembre 2017.

Tâches

Évaluer, prioriser et répondre aux demandes et questions transmises au bureau du directeur(rice); choisir et adopter les actions à prendre tout en assurant le suivi nécessaire.

Conseiller, recommander et le cas échéant, prendre les actions qui s’imposent sur des questions problématiques.

Effectuer et étudier les sommaires financiers mensuels, trimestriels et ad hoc ainsi que les rapports d’écarts; consolider et concilier l’information financière; procéder à des analyses financières et soumettre des solutions au directeur(rice).

Élaborer et assurer le maintien des procédures et pratiques administratives; recommander des changements visant à améliorer l’efficience et l’efficacité des services.

Coordonner et effectuer les transactions des ressources humaines.

Initier et faire le suivi des transactions d’achats, d’installations, d’acquisitions, de gestion de matériel, de télécommunications, de contrats et autres services.

Tenir l’agenda du directeur(rice) à jour, porter les rencontres et les rendez-vous à son horaire. Organiser les réunions, les téléconférences et les événements spéciaux; s’occuper de la logistique, préparer la documentation connexe, rédiger les horaires et les comptes rendus de réunions.

Milieu de travail

Les employés du MPO et de la GCC jouent un rôle important dans la vie des Canadiens et Canadiennes. Nous assurons la sécurité et la protection des voies de navigation du Canada, nous travaillons pour assurer la santé et la durabilité des stocks de poissons, et nous aidons à protéger les écosystèmes aquatiques. Sans oublier que nous sauvons aussi des vies. Pour ces raisons et beaucoup d’autres encore, le travail de notre ministère suscite un fort sentiment de fierté auprès de la population canadienne, et cette fierté est perceptible partout au pays.

Intention du processus

Nos besoins actuels sont:
1 poste d'adjointe administrative permanent, à temps plein à Gaspé (Québec).
1 poste d'adjointe administrative permanent, à temps plein aux Îles-de-la-Madeleine (Québec).

Suite à ce processus, un bassin de candidats qualifiés sera créé en vue de pourvoir des postes administratifs variés de durée temporaire ou permanente, à temps plein ou à temps partiel au sein du Ministère des Pêches et des Océans Canada, incluant la Garde côtière canadienne, à Cap-aux-Meules (Québec), Gaspé (Québec), Mont-Joli (Québec) et Sept-Îles (Québec).

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
Diplôme d'études secondaires.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES
1. Expérience de la prestation de services de soutien administratif*.
2. Expérience de l’utilisation de logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul et du courrier électronique.

*Sans être exhaustive, la prestation de services de soutien administratif pourrait inclure : la gestion de calendrier électronique pour d’autres personnes, le traitement de demandes de voyage, le traitement financier (facture, bons de commande, etc.), le traitement de la correspondance, la préparation de compte-rendu, la préparation de rapports sur la situation financière, la coordination d’activités administratives, l'organisation logistique de conférences ou vidéoconférences, la préparation de documents contextuels en vue de réunions, etc.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Français essentiel
Bilingue impératif (BBB/BBB, BAB/BAB, etc.)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

CAPACITÉS
1. Capacité à coordonner des activités administratives.
2. Capacité à assurer les suivis.
3. Capacité à compiler de l'information pour faciliter la prise de décisions.
4. Capacité de communiquer efficacement à l’oral.
5. Capacité de communiquer efficacement à l’écrit.

QUALITÉS PERSONNELLES
1. Bonnes relations interpersonnelles
2. Jugement
3. Fiabilité
4. Initiative
5. Souci du service à la clientèle

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

ATOUTS
Veuillez prendre note que les qualifications énoncées en atouts seront évaluées subséquemment via un questionnaire transmis aux candidat(e)s.

ÉTUDES
Diplôme d'études postsecondaires pertinent au poste à combler.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCES
1. Expérience dans la rédaction de comptes rendus de réunions et de suivis des actions.
2. Expérience dans l’établissement de calendriers d’activités, de logistiques et de préparatifs de voyage.
3. Expérience de la rédaction, de la révision et de la correction de correspondance courante.
4. Expérience de la supervision de personnel.
5. Expérience dans l’acquisition de biens/services (achat de biens mobiliers).
6. Expérience de soutien administratif ayant trait aux ressources humaines.
7. Expérience de soutien administratif ayant trait aux finances.
8. Expérience de la prestation de services de soutien administratif à un membre de la haute gestion.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

EXIGENCE OPÉRATIONNELLE
Consentir et être disposé à travailler des heures supplémentaires (au besoin).
Consentir et être disposé à voyager (au besoin).

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité - ou secrète sera requise.

AUTRE CONDITION D'EMPLOI
Posséder un permis de conduire valide (au besoin).

Autres renseignements

TOUTES LES DEMANDES D'EMPLOI DEVRONT ÊTRE SOUMISES EN UTILISANT LE SITE WEB www.canada.ca/emplois-gouvernement. AUCUNE CANDIDATURE NE SERA ACCEPTÉE PAR COURRIEL.

Les candidates et candidats de l’extérieur de la fonction publique fédérale pourraient devoir assumer la responsabilité de leurs frais de déplacement lors de l'évaluation.

COMPÉTENCE DANS LES LANGUES OFFICIELLES : en raison de son caractère particulier, cette qualification essentielle pourrait être évaluée et exigée uniquement au moment de la nomination. Les candidats sont donc responsables d’informer la personne en charge du processus de sélection s’ils obtiennent les exigences linguistiques après la constitution du bassin. De plus, une personne qui avait échoué initialement ses tests linguistiques pourrait être réintroduite dans le bassin des candidats qualifiés au cours de la période de validité de ce dernier si par exemple, elle est évaluée à nouveau dans le cadre d’un autre processus de sélection ou suite à une formation linguistique.

Si applicable, vous devrez fournir vos attestations d’études originales lorsque demandé.

Nous avons l'intention de communiquer avec les candidats par courriel et/ou via le compte de postulant dans www.canada.ca/emplois-gouvernement. Les candidats participant au présent processus de sélection doivent fournir une adresse électronique valide dans leur candidature et s'assurer que celle-ci soit toujours fonctionnelle et également veiller à ce que leur système accepte les messages d'utilisateurs inconnus (certains systèmes électroniques bloquent la réception de ce type de courriels).

Chaque personne a le droit de participer à un processus de sélection dans la ou les langues officielles de son choix.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.