Adjoint administratif ou adjointe administrative

Messages importants

L’Office national de l’énergie est un tribunal fédéral de réglementation qui réglemente notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie en plus de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 500 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal et de Vancouver. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office national de l’énergie compte au nombre des 100 meilleurs employeurs au Canada, selon les résultats d’un concours annuel organisé par Mediacorp Canada.

Tâches

Relevant du directeur, mais sous la direction fonctionnelle de l’administrateur du secteur, l’adjoint administratif offre, seul ou en équipe, des services de soutien administratif au directeur et aux membres de l’équipe. À ce titre, l’adjoint administratif assure le soutien et la coordination des réunions de l’équipe, participe aux discussions et aux décisions, peut préparer les données pour le budget, organise les voyages, met à jour le calendrier des congés planifiés de l’équipe et gère le bureau de manière efficace en fournissant des services de soutien administratif et de secrétariat.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou de l’évaluation des qualités essentielles, alliée à celle des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la pertinence de l’expérience.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 000 mots (maximum)

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

E1 Expérience* récente** dans la prestation d’une gamme de services de soutien administratif se rattachant à la planification; planifier et organiser les réunions; faire les comptes rendus de décisions et assurer le suivi; gérer un calendrier électronique; dresser l’ordre du jour des réunions; s’occuper des préparatifs de voyage et des rapports de dépenses.

E2 Expérience* de travail dans l’environnement Windows avec les applications de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

E3 Expérience* récente** à traiter efficacement avec des clients internes et externes de divers niveaux organisationnels.

*Expérience : expérience accumulée pendant une période d’un an
**Récente : expérience acquise au cours des cinq dernières années

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Anglais essentiel

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Établit des relations de travail efficaces.

CO2 Responsabilité et priorité des résultats
Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches assignées.
• Repère de façon proactive les vulnérabilités et les problèmes potentiels et tient compte des risques quand il faut prendre une décision ou agir.

CO3 Gestion de processus et de projets
Niveau de compétence : Apprentissage
• Organise, priorise et planifie le travail assigné.

CO4 Communication orale
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique verbalement de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO5 Communication écrite
Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace, avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientèle
Niveau de compétence : Application
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et réagit promptement dans des situations exigeant de la polyvalence.


Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QA1 Études : postsecondaires (et non des cours de niveau secondaire) en programmes d’administration ou de gestion de bureau ou encore de secretariat.

Équivalence des diplômes

QA2 Certaine expérience récente dans la prestation de services administratifs (notamment gestion du calendrier et emploi du temps) à des gestionnaires ou à des cadres supérieurs ou à une équipe, ou l’un et l’autre.

QA3 Certaine expérience récente dans les services financiers (notamment dans le traitement des factures, le rapprochement des dépenses et l’utilisation d’un logiciel financier).

QA4 Expérience des fonctions de gestionnaire de bureau, responsable des diverses tâches visant à assurer le fonctionnement, sur le plan administratif, d’un petit bureau.

QA5 Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des directives du Conseil national mixte et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Conditions d'emploi

Conditions d’emploi

1) Accepter de se soumettre à une vérification, afin d’obtenir la cote de fiabilité, et maintenir cette cote. La cote de sécurité de niveau secret peut être exigée pour certains postes et les titulaires doivent alors se soumettre à une vérification de la sécurité, obtenir cette cote et la maintenir.
2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie.
Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de l’Office national de l’énergie, à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.
3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.
4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. À des fins de dotation, ce poste de niveau NEB-04 correspond à peu de choses près à un poste de niveau AS-01 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à l’Office.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils possèdent aussi les qualités constituant un atout. Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature.

REMARQUE : Les candidats doivent préciser dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception ne filtre pas les messages d’utilisateurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’invitations pour participer à une épreuve écrite ou assister à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : examen écrit, test normalisé, présentation orale, entrevue, vérification des références, interaction avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : En vigueur au 1er novembre 2013, NEB-04, de 40 797 $ à 49 630 $ (en cours de révision)
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant);
• La convention collective entre l’Office et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 1er novembre 2014. Jusqu’à la signature d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.

6. Conditions d’emploi : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (consulter le site www.cicic.ca).
Les équivalences accordées par les autorités provinciales canadiennes en ce qui a trait aux diplômes d’études appliquées (baccalauréat) des collèges et instituts de technologie (p.ex., en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta et au Manitoba) doivent toujours être acceptées comme diplômes correspondant aux baccalauréats décernés dans les provinces concernées.

8. Besoins organisationnels futurs : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : femmes, Autochtones, minorités visibles ou personnes handicapées.

9. Bureau régional de Vancouver (Colombie-Britannique) : 800, rue Burrard, bureau 210

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.