Administrateur(trice) de haute direction (poste permanent) /Administrateur(trice) de secteur

Messages importants

L’Office national de l’énergie est un tribunal fédéral de réglementation qui réglemente notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie en plus de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 450 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal et de Vancouver. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office national de l’énergie compte au nombre des 100 meilleurs employeurs au Canada, selon les résultats d’un concours annuel organisé par Mediacorp Canada.

Tâches

La personne choisie procurera des services administratifs de direction et du soutien à un dirigeant ou au secteur. L’administrateur ou l’administratrice fournit le soutien nécessaire pour coordonner les documents d’information et toutes les fonctions de soutien administratif incluant la gestion du calendrier du dirigeant; les préparatifs de voyage; la coordination et la participation aux réunions; la rédaction de lettres; la préparation de rapports; le maintien des dossiers officiels; la coordination des budgets, des factures et des contrats ainsi que la participation aux processus de dotation.

L’administrateur ou administratrice...

• surveille l’état d’avancement des dossiers en suspens dans le secteur de responsabilités et conseille le dirigeant de sorte que les mesures appropriées soient prises;

• prévoit les besoins du dirigeant de manière proactive et prend l’initiative d’y répondre, notamment en repérant et réglant les conflits dans le calendrier;

• vérifie toutes les lettres et les documents présentés au dirigeant pour signature afin que toutes les politiques, modalités et directives soient respectées;

• effectue des recherches et rassemble de l’information sur divers sujets.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir un poste similaire, temporaire, permanent ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. La nomination sera fondée sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou de l’évaluation des qualités essentielles, alliée à celle des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la pertinence de l’expérience.

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires plus 2 années d’études postsecondaires pertinentes (p. ex., diplôme en administration, comptabilité, affaires, communications, engagement, gestion de projets) ou combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Les candidats doivent préciser dans leur demande en ligne en quoi ils répondent à chaque critère d’expérience essentielle et possèdent, le cas échéant, les qualités représentant un atout (250 mots au maximum pour chaque expérience essentielle et qualité représentant un atout). Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature. Ces renseignements serviront également à évaluer les compétences en communication écrite (CO4).

E1. Expérience récente et appréciable en prestation de services administratifs de direction pour un cadre supérieur ou un haut dirigeant (y compris gestion de calendrier, coordination de réunions, prise de notes pour procès-verbal et gestion des préparatifs de voyage)

E2. Expérience récente de travail pour un haut dirigeant, caractérisé par les interruptions constantes, les changements et le besoin considérable d’adaptation à de multiples priorités changeantes

E3. Expérience récente et appréciable de l’utilisation de la suite bureautique Microsoft (Word, Excel, Outlook et PowerPoint)

E4. Expérience récente en prestation de services de soutien financier incluant l’établissement, la coordination et la surveillance d’un budget de même que le suivi et le rapprochement des écarts dans les dépenses, des factures ou des contrats

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

QA1 Diplôme d’études postsecondaires ou certificat pertinent pour le poste (p. ex., en administration, comptabilité, affaires, communications, engagement, gestion de projets)

QA2 Expérience relative aux politiques, pratiques, procédés et outils électroniques du gouvernement du Canada, tels que les directives sur les voyages ou les logiciels HRG et SGDDI (RDIMS)

QA3 Expérience en gestion de projets

QA4 Expérience en supervision

QA5 Expérience en communications commerciales écrites

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
(anglais essentiel ou bilinguisme impératif – BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe (Mise en pratique)
• Recherche et accepte les défis et les occasions de se dépasser.
• Se prononce avec franchise sur le rendement de ses collègues.
• Établit des relations d’affaires et des rapports professionnels avec diverses parties à l’extérieur de l’Office.

CO2 Responsabilités et priorité des résultats (Mise en pratique)
• Fixe et respecte les délais et se tient personnellement responsable des résultats.
• Repère de façon proactive les vulnérabilités et les problèmes potentiels et tient compte des risques quand il faut prendre une décision ou agir.

CO3 Gestion de processus et de projets (Mise en pratique)
• Établit les priorités, organise et planifie son travail de manière autonome et celui de membres du groupe, au besoin.

CO3 Communication orale (Mise en pratique)
• Veille à ce que les messages soient bien compris, utiles et opportuns.
• Adapte le style, le ton et le mode de communication en fonction des besoins et des réactions de l’auditoire ainsi que des sujets dont il est question.

CO4 Communication écrite (Mise en pratique)
• Veille à ce que les messages soient bien compris, utiles et opportuns.
• Est capable de rédiger des documents de haute qualité pour l’Office, notamment des lettres internes et externes et des présentations qui donnent les résultats escomptés et répondent aux besoins de l’auditoire.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientèle (Mise en pratique / Orientation)
• Adapte ou met de l’avant des processus internes ou de pratiques administratives afin d’atteindre les résultats visés par le secteur.
• Recommande des changements aux techniques ou outils existants pour répondre aux besoins actuels et prévoir les besoins futurs.
• Effectue des recherches, analyse les conclusions, détermine la méthode à employer, conçoit et produit des documents dans le format qui convient.

CT2 Prise de décisions stratégiques, gestion par l’action et gestion des ressources (Apprentissage)
• Repère les problèmes et les règle dès qu’ils surviennent.
• Prend des décisions en vue d’établir les priorités de l’unité de travail.
• Assigne le travail comme il se doit et surveille les progrès de manière à assurer la réalisation des objectifs.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.
Orientation : Connaît bien et maîtrise la compétence. Peut influencer et guider les autres dans sa mise en pratique.
Façonnement : Est reconnu comme expert. Façonne la direction de l’Office en ce qui concerne la compétence.

Conditions d'emploi

1) Consentir à se soumettre à une vérification de la sécurité, obtenir et maintenir la Cote de fiabilité.

2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie.

3) Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Le document est accessible à partir du site Web de l’Office national de l’énergie, à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.

4) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.

5) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. À des fins de dotation, ce poste de niveau NEB-06 correspond à peu de choses près à un poste de niveau AS-03 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le premier poste fait partie de la convention collective conclue entre l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada et l’Office, mais il a été proposé de l’exclure. Le second poste est assujetti aux conditions d’emploi de l’Office pour les employés exclus.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils possèdent aussi les qualités constituant un atout. Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature.

Les candidats doivent préciser dans leur demande en ligne en quoi ils répondent à chaque critère d’expérience essentielle et possèdent, le cas échéant, les qualités représentant un atout (250 mots au maximum pour chaque expérience essentielle et qualité représentant un atout). Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature. Ces renseignements serviront également à évaluer les compétences en communication écrite (CO4).

REMARQUE : Les candidats doivent préciser dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps. Ils doivent s’assurer que la boîte de réception ne filtre pas les messages d’utilisateurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’invitations pour participer à une épreuve écrite ou assister à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : examen écrit, présentation orale, entrevue, jeu de rôle, vérification des références, interaction avec le personnel interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : Au 1er novembre 2013, NEB-06 : de 51 751 $ à 63 108 $ (en cours de révision)
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base et payable toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant);
• Premier poste – La convention collective entre l’Office et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 1er novembre 2014. Jusqu’à la signature d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.
• Second poste – Les conditions d’emploi pour les employés exclus sont arrivées à échéance le 1er novembre 2014. Jusqu’à la signature d’une nouvelle convention, toutes les dispositions qui étaient auparavant en vigueur, y compris celles qui visent les indemnités, continuent de s’appliquer.

6. Conditions d’emploi

Premier poste : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, mais il a été proposé de l’exclure.
Second poste : Le titulaire de ce poste bénéficie des conditions d’emploi de l’Office pour les employés exclus.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (consulter le site www.cicic.ca).

8. Besoins organisationnels futurs : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : femmes, Autochtones, minorités visibles ou personnes handicapées.

9. Bureau principal – Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.