Coordonnateur administratif / Coordonnatrice administrative

Tâches

Relevant du directeur, Responsable du bureau de Montréal, le (la) titulaire offre un soutien administratif à la direction du groupe des Petites et moyennes banques ainsi qu’à l’administration du bureau de Montréal. Il (elle) doit, entre autres, gérer l’horaire du directeur, compiler des documents et effectuer des recherches pour aider le directeur à se préparer à assister à des réunions et à livrer des exposés, organiser des réunions et des événements, rédiger des procès-verbaux, créer des registres de décisions et en assurer le suivi, préparer les réservations et planifier les déplacements, surveiller et tenir le budget ainsi que surveiller et faire le suivi des contrats et des abonnements, coordonner l’approbation de documents et la gestion de la circulation de l’information et coordonner les exigences en matière de ressources humaines.

Intention du processus

Le BSIF cherche à pourvoir un (1) poste bilingue de niveau impératif CCC/CCC pour une durée indéterminée. Une liste de candidats compétents pourrait être établie à partir de ce processus de dotation et pourrait servir à pourvoir des postes semblables au Bureau du surintendant des institutions financières dans la Région de la capitale nationale.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

ÉTUDES
- Diplôme d’études collégiales
- Avoir complété avec succès un cours en administration/secrétariat

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE
- Expérience appréciable* de la prestation de services de soutien administratif à un gestionnaire principal ou un directeur dans les domaines suivants : gestion de l’horaire, coordination de l’approbation des documents et gestion de la circulation et du dépôt des documents ET d’au moins deux des domaines suivants : compilation de documents et exécution de recherches pour aider le gestionnaire principal ou le directeur à se préparer à assister à des réunions et à livrer des exposés, planification et coordination de réunions, rédaction de procès-verbaux, préparation de registres de décision et suivi connexe et rédaction et révision de documents tels que notes de service et correspondance courante.
- Expérience de la coordination des préparatifs de voyages
- Expérience de la coordination des activités financières (par exemple, la surveillance des dépenses et la tenue d’un budget)
- Expérience de l’utilisation de la suite Microsoft Office (i.e. Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
- Expérience de la coordination d’activités ou de projets multiples

*Appréciable s’entend de la portée et de l’étendue de l’expérience normalement acquise pendant au moins trois (3) ans d’exercice des fonctions inhérentes au poste.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

ÉTUDES CONSTITUANT UN ATOUT
- Diplôme d’études supérieures*

*S’entend d’un baccalauréat ou d’un diplôme d’études supérieures, tel qu’il est défini par les autorités compétentes du domaine de l’éducation.

Équivalence des diplômes

EXPÉRIENCE CONSTITUANT UN ATOUT
- Expérience du portail des Services de voyage partagés (SVP)
- Expérience du progiciel SAP
- Expérience de l’utilisation de Microsoft Visio
- Expérience de l’application de la Loi sur la gestion des finances publiques au sujet des pouvoirs d’imputation et de paiement
- Expérience de l’application des directives et lignes directrices sur les déplacements et les mesures d’accueil

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (CCC/CCC)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

COMPÉTENCES
- Travailler en équipe
- Jugement professionnel
- Orientation vers les résultats
- Orientation du service

CAPACITÉS
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
- Capacité de communiquer efficacement par écrit
- Capacité de recherche et d’analyse de données de sources variées
- Capacité de planifier le travail et d’établir les priorités afin de rencontrer les échéances
- Capacité de réviser afin d’assurer la justesse (souci du détail)

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

BESOINS DE L’ORGANISATION
- Afin de respecter les principes d’équité en emploi du BSIF dont l’objectif est de doter l’organisme d’un effectif diversifié, la sélection pourrait être restreinte aux candidats qualifiés s’étant identifiés comme personnes handicapées ou autochtones.

BESOINS OPÉRATIONNELS
- Être apte et disposé à faire des heures supplémentaires à l’occasion.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Cote de fiabilité

Autres renseignements

Les références seront contrôlées.

Les candidats retenus seront convoqués en entrevue.

Les candidats peuvent être appelés à passer un examen.

Les qualités constituant un atout peuvent intervenir à l’étape de la présélection. Les candidats doivent préciser s’ils possèdent les qualités constituant un atout (études et expérience). Une personne peut être nommée même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout ou si elle n’en possède aucune. Cependant, ces critères peuvent constituer un facteur déterminant pour le choix de la personne qui sera nommée.

La capacité de communiquer efficacement à l'écrit sera peut-être évaluée à l'aide de la demande d'emploi des candidats ainsi que par l'entremise d'un exam écrit.

Les candidats convoqués à une entrevue devront apporter des attestations de leurs études, sous forme d'un diplôme ou d'un relevé de notes officiel (documents originaux seulement). Les candidats ayant des titres de compétence étrangers doivent fournir une attestation de leur équivalence au Canada. Pour obtenir de plus amples renseignements, consulter le Centre d'information canadien sur les diplômes internationaux à http://www.cicic.ca/.

Les candidats doivent satisfaire à chacune des qualifications essentielles pour être nommés à un poste. Un candidat peut être nommé à un poste sans avoir une ou l'ensemble des qualifications constituant un atout. Toutefois, satisfaire à ces critères est souhaitable et peut constituer un facteur déterminant dans le choix de la personne à nommer.

Selon les exigences du poste ou des postes à doter (actuellement ou dans le futur) dans le cadre du présent processus de sélection, on pourrait tenir compte, à n'importe quelle étape incluant la présélection, de l'ensemble ou d'une partie des qualifications constituant un atout. On pourrait communiquer avec les candidats et les évaluer par rapport à ces critères à n'importe quelle étape du processus.

Parvenir à une main d'oeuvre représentative a été identifié comme un besoin organisationnel et pourrait être appliqué dans ce processus de nomination. Si ce critère est utilisé, seulement les candidats qui ont mentionné dans leur demande qu'ils sont membres du groupe désigné spécifié seront considérés.

Il se peut qu'on ait recours à une sélection descendante pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur langue préférée dans leur demande d'emploi.

Dans le cas du présent processus de sélection, nous avons l'intention de communiquer avec les postulants par courriel (y compris l'envoi d'invitations aux tests écrits et aux entrevues). Les postulants qui font une demande à l'égard de ce processus de sélection doivent indiquer dans leur demande une adresse électronique valide et s'assurer que cette adresse est fonctionnelle en tout temps et qu'elle accepte les messages d'utilisateurs inconnus.

Toutes les demandes d'emploi doivent être soumises par l'entremise du site Internet www.canada.ca/emplois-gouvernement. Toutes demandes d'emploi envoyé par télécopieur, courriel, ou par la poste ne seront pas acceptées. Pour soumettre votre demande d'emploi en ligne, cliquez sur le bouton « postulez ».

Si vous n'avez pas accès à Internet chez vous, ou chez vos parents, amis, ou voisins, nous vous suggérons de vous rendre à l'un des endroits suivants : centres d'emploi pour étudiants, bibliothèques, centres communautaires, cafés Internet et au Centre de Service Canada. Vous pouvez également composer le 1-800-O-Canada (1-800-622-6232), ou ATS 1-800-926-9105, pour obtenir des renseignements sur le point d'accès public à Internet le plus près de chez vous.

Les personnes handicapées ne pouvant pas postuler en ligne peuvent communiquer avec nous au 1-800-645-5605.

Postulants handicapés : Si vous avez besoin de mesures d'adaptation à une étape quelconque du processus de sélection, y compris une aide technique en vue d'une évaluation équitable de vos qualifications, veuillez nous en informer par courriel à l'adresse suivante : .

À titre d'organisme distinct, le BSIF nomme ses employés conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique. Le BSIF est visé à l'annexe V de la Loi sur la gestion des finances publiques, et il offre les mêmes régimes de pension et d'avantages sociaux que l'administration publique centrale fédérale. De plus, les employés du BSIF bénéficient d'au moins quatre semaines de congé annuel par année, touchent un salaire concurrentiel et sont admissibles à une prime de rendement annuelle.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.