Adjoint administratif ou adjointe administrative

Messages importants

L’Office national de l’énergie est un tribunal fédéral de réglementation qui réglemente notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie en plus de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 450 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal et de Vancouver. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office national de l’énergie compte au nombre des 100 meilleurs employeurs au Canada, selon les résultats d’un concours annuel organisé par Mediacorp Canada.

Tâches

L’adjointe ou l’adjoint administratif doit préparer des rapports financiers et faire l’analyse préliminaire des renseignements budgétaires à l’aide de FreeBalance, et aider le directeur (au besoin) à s’occuper de la gestion financière du budget opérationnel de l’équipe.

Le titulaire du poste doit pouvoir résoudre des problèmes et planifier de manière autonome. Il peut être appelé à travailler seul ou en équipe, sous supervision générale seulement.

L’adjointe ou l’adjoint administratif de niveau NEB-04 peut agir comme éditrice ou éditeur avancé de l’iWeb pour l’équipe ou le secteur. Ce travail consiste à créer et maintenir des pages sur les processus opérationnels; à assurer la qualité et l’intégrité des données; à afficher et actualiser régulièrement l’information sur l’iWeb; à promouvoir l’iWeb au sein de l’équipe. Les tâches comprennent aussi stratégie et planification concernant l’iWeb et expertise technique au sens du contrat d’éditeur avancé de l’iWeb.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir des postes similaires, temporaires, permanents ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. Les nominations seront fondées sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou de l’évaluation des qualités essentielles alliée à celle des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la portée de l’expérience.

Postes à pourvoir : 3

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 000 mots (maximum)

Coordonnées de 3 références.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

E1 Expérience** récente* en prestation d’une gamme de services de soutien administratif consistant à faire de la planification; planifier et organiser les réunions; faire les comptes rendus de décisions et assurer le suivi; gérer un calendrier électronique; dresser l’ordre du jour des réunions; s’occuper des préparatifs de voyage et des rapports de dépenses.

E2 Expérience de travail dans l’environnement Windows avec les applications de la suite Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

E3 Expérience récente de relations de travail efficaces avec des clients internes de divers niveaux organisationnels et des clients externes

*Récente : expérience acquise au cours des cinq dernières années
**Expérience: expérience accumulée pendant une période d’un an

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

Qualités constituant un atout

Des questions de sélection peuvent aussi être utilisées pour les atouts, mais les candidats ne seront pas éliminés d’après les réponses données.

QA1 Expérience relative au budget, au traitement de factures et à la commande de fournitures

QA2 Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, des directives du Conseil national mixte et des politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

QA3 Connaissance d’un système de gestion des voyages, tel que HRG

QA4 Utilisation d’un système de classement électronique et d’un système de rappel

QA5 Coordination d’activités et de projets spéciaux

QA6 Connaissance d’un système de gestion de l’information comme le SGDDI (RDIMS)

QA7 Certificat ou diplôme en administration des affaires ou achèvement d’un programme de secrétariat

QA8 Expérience en prestation de soutien administratif à un directeur (ou à la direction supérieure) et à une équipe

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Anglais essentiel ou bilinguisme impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe Niveau de compétence – Apprentissage / Mise en pratique
• Travaille de manière efficace avec les autres.
• Établit des relations de travail efficaces.

CO2 Responsabilité et priorité des résultats Niveau de compétence : Apprentissage / Mise en pratique
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches assignées.
• Repère de façon proactive les vulnérabilités et les problèmes potentiels et tient compte des risques quand il faut prendre une décision ou agir.

CO3 Gestion de processus et de projets Niveau de compétence : Apprentissage
• Organise, priorise et planifie le travail assigné.

OC4 Communication orale Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique verbalement de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO5 Communication écrite Niveau de compétence : Apprentissage
• Communique par écrit de façon claire, concise et efficace, avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientele Niveau de compétence : Application
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et réagit promptement dans des situations exigeant de la polyvalence.

Conditions d'emploi

Conditions d’emploi

1) Consentir à se soumettre à une vérification de la sécurité et à obtenir et conserver la cote de fiabilité.

2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie. Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Ce document est disponible dans le site Web de l’Office, à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.

3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.

4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. Ce poste de niveau NEB-04 correspond à peu de choses près à un poste de niveau AS-01 pour la rémunération seulement. Les avantages offerts, y compris l’aide à la réinstallation, peuvent différer considérablement de ceux qui sont offerts dans l’ensemble de la fonction publique. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à l’Office.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils ou elles possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils ou elles possèdent aussi les qualités constituant un atout. Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature.

REMARQUE : Les candidats doivent préciser dans leur demande une adresse électronique valable et fonctionnelle en tout temps, et doivent s’assurer que la boîte de réception ne filtre pas les messages d’utilisateurs inconnus. Les communications à des fins d’évaluation se feront par courriel, qu’il s’agisse par exemple de l’envoi d’invitations pour participer à une épreuve écrite ou assister à une entrevue. Les résultats du processus d’évaluation seront transmis de la même façon.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : examen écrit, test normalisé, présentation orale, entrevue, vérification des références, interaction avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : En vigueur au 1er novembre 2013, NEB-04 = de 40 797 $ à 49 630 $ (en cours de révision)
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base et payable toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant);

La convention collective entre l’Office et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 1er novembre 2014. Jusqu’à la signature d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.

6. Conditions d’emploi : Ces postes ont été classés dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (consulter le site www.cicic.ca).
Les équivalences accordées par les autorités provinciales canadiennes en ce qui a trait aux diplômes d’études appliquées (baccalauréat) des collèges et instituts de technologie (p.ex., en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta et au Manitoba) doivent toujours être acceptées comme diplômes correspondant aux baccalauréats décernés dans les provinces concernées.

8. Besoins organisationnels futurs : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : femmes, Autochtones, minorités visibles ou personnes handicapées.

9. Bureau principal, Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O., bureau 210

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.