Divers postes administratifs - AS-01 / AS-02

Messages importants

Ce processus comprend quatre (4) volets afin de créer des bassins pour divers postes administratifs au sein de notre organisation. Vous serez invité(e) à indiquer pour quel(s) volet(s) vous désirez postuler lorsque vous compléterez la demande d'emploi. Veuillez prendre note que certains critères de mérite sont spécifiques à certains volets.

VOLET 1 - AS-01 - Divers postes administratifs*

VOLET 2 - AS-02 - Divers postes administratifs*

VOLET 3 - AS-01 - Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) du service extérieur (AAESE)**

VOLET 4 - AS-02 - Adjoint(e) administratif(ve) exécutif(ve) du service extérieur (AAESE)**

*Les divers postes comprennent, sans s'y limiter, des postes d'adjoint de programme, adjoint(e) administratif(ve), coordonateur(trice) et agent(e) de services administratifs.

**Postes permutants : Voir les conditions d'emploi pour des renseignements supplémentaires.

Veuillez prendre note qu'un(e) candidat(e) qualifié(e) pourrait se voir offrir une opportunité même si il/elle ne rencontre pas un ou plusieurs des critères constituant un atout. Cependant, les atouts sont souhaitables et peuvent être invoqués à tout moment du processus de sélection, y compris pour la sélection de la bonne personne.

Milieu de travail

Affaires mondiales Canada vous offre la possibilité de poursuivre une carrière de vaste portée assortie de perspectives internationales stimulantes qui enrichissent les compétences professionnelles et élargissent les perceptions à l’égard des autres cultures. En vous joignant à notre équipe dans certains postes, vous contribuerez à faire en sorte que le Canada occupe une place de choix dans le monde. Que vous travaillez à l’Administration centrale ou à l’étranger, Affaires mondiales Canada vous propose une carrière sans frontières.

Intention du processus

Notre organisation a présentement des besoins variés pour des postes administratifs et les bassins de candidats pleinement ou partiellement qualifés qui seront créés pourront servir à la dotation de futurs postes vacants temporaires et indéterminés ainsi qu'à combler des postes identiques ou semblables au groupe et niveau AS-01 et AS-02 au sein d'Affaires mondiales Canada. La durée et les profils linguistiques pourraient varier selon les postes à doter.

Postes à pourvoir : Nombre à être déterminé

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

TOUS LES VOLETS
Diplôme d’études secondaires

OU

Un agencement acceptable d’études, de formation ou d’expérience

OU

Avoir réussi l'Examen d'intelligence général - 320 (EIG-320) de la Commission de la fonction publique.

Équivalence des diplômes

VOLETS 1 et 3 (AS-01)
Expérience de la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel.*

VOLETS 2 et 4 (AS-02)
Expérience appréciable** de la prestation de services de soutien administratif ou opérationnel.*

*Les services de soutien administratif peuvent comprendre l’exécution de tâches telles que la gestion de l'horaire quotidien d'un gestionnaire, la planification ou la coordination de réunions, la préparation ou la révision de documents, la coordination de correspondances entrantes et sortantes, le classement, la rédaction de procès-verbaux, la collecte de données et la préparation de tableaux, etc.
Les services de soutien opérationnel peuvent comprendre l’exécution de tâches telles que la préparation de formulaires, l’entrée de données, la préparation ou la révision de rapports ou autres documents, le classement, la rédaction de correspondance dans milieux opérationnels comme un service de registraire, les finances, l’administration, la sécurité, les ressources humaines, la gestion de cas, ou autres milieux.

**On entend par "expérience appréciable" une expérience dont l'étendue et la richesse équivalent normalement à une expérience acquise sur une période approximative de deux (2) ans à temps plein.

Si vous répondez à certains des énoncés suivants, votre demande doit également clairement décrire comment vous y répondez (autres qualifications)

TOUS LES VOLETS
Diplôme d’études collégiales ou diplôme d’études professionnelles d’un établissement d’enseignement reconnu dans l'une des spécialisations suivantes : techniques administratives, administration des affaires, finances/comptabilité ou dans un autre domaine pertinent au poste.

Équivalence des diplômes

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
TOUS LES VOLETS
Bilingue - impératif (CBC/CBC), (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

VOLET 4 seulement
• Connaissance des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

TOUS LES VOLETS
• Capacité de communiquer efficacement de vive voix.
• Capacité de communiquer efficacement par écrit.*
• Capacité de transmettre de l’information.

*Prenez note que les renseignement inclus dans votre demande d'emploi pourraient servir à évaluer la capacité de communiquer efficacement par écrit.

VOLETS 3 et 4
• Compétences interculturelles

VOLET 4 seulement
• Capacités de réseautage et de création d’alliances

TOUS LES VOLETS
• Intégrité
• Jugement
• Souci du détail
• Être organisé
• Orientation vers l’action
• Relations interpersonnelles et respect
• Souci du service à la clientèle

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

QUALIFICATIONS CONSTITUANT UN ATOUT (À des fins de sélections, certains des critères suivants pourraient être évalués ultérieurement s'ils sont requis pour certains des postes à combler.)

TOUS LES VOLETS

• Expérience de la manipulation de tableaux et de rapports dans Excel;
• Expérience de travail avec des systèmes financiers et administratifs tel que SFA/SAP, Intelligence d’affaires (IA), Business Warehouse, Outil de prévision des salaires ou Visio;
• Expérience de la vérification, de l’identification et de la conciliation d’anomalies dans des systèmes financiers et des documents;
• Expérience de la gestion du budget d’un cadre supérieur* ou d’une unité de travail, incluant la préparation de réclamations de voyage (en utilisant HRG, SFA/SAP);
• Expérience de travail avec un système financier (traitement du paiement, prise de responsabilités, gestion des données, vérification, conciliation, identification des anomalies);
• Expérience dans le maintien et le rapport de données financières à jour (préparer un document de suivi budgétaire)
• Expérience de l'interprétation et de l'application des politiques et procédures financières et faire des recommandations
• Expérience de l'interprétation et de l'application des politiques et procédures de gestion des voyages ou des contrats et faire des recommandations;
• Expérience de la planification et de l’organisation des arrangements de voyage et à faire des réclamations de voyage pour des cadres supérieurs*;
• Expérience de travail avec les cadres supérieurs* et de la liaison avec le personnel ministériel;
• Expérience de travail dans une mission diplomatique du Canada à l’étranger.

* Par « cadre supérieur », on entend les titulaires de postes de directeur ou de niveaux supérieurs.

VOLETS 1, 2 et 3
• Connaissance des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

TOUS LES VOLETS
• Connaissance des lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

VOLETS 1 et 2
Les exigences opérationnelles ci-dessous pourraient être demandées en fonction des postes à combler:

• Être flexible en ce qui a trait aux heures de travail.
• Être disposé et apte à travailler des heures supplémentaires.
• Être disposé et apte à travailler 7.5 heures entre 8 h à 18 h.

VOLETS 3 et 4

• Être disposé et apte à voyager à court préavis, notamment à l'étranger et dans des milieux difficiles et complexes.
• Être disposé et apte à faire des heures supplémentaires à l’occasion.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret - TOUS LES VOLETS

VOLETS 1 et 2
Les conditions d'emploi suivantes pourraient s'appliquer en fonction des postes à combler:
• Le candidat doit être disposé et apte à travailler des heures supplémentaires.
• Être disposé et apte à travailler 7.5 heures entre les heures de 8h à 18h.

VOLETS 3 et 4
• La permutabilité. (La permutabilité est l’obligation pour un employé ou une employée de fournir ses services n’importe où au Canada ou à l’étranger selon la décision du Ministère.)
• Une cote de sécurité « très secrète » est requise pour les affectations à l’étranger (cote de sécurité « secrète » pour l’affectation initiale à Ottawa).

Autres renseignements

SEULEMENT LES DEMANDES D'EMPLOI EN LIGNE SERONT ACCEPTÉES.

Il se peut qu'on ait recours à une sélection aléatoire et(ou) descendante pour déterminer qui avancera à la prochaine étape du processus d'évaluation.

Les candidat(e)s qualifié(e)s devront fournir des attestations d'études (documents originaux). Les personnes ayant obtenu leur diplôme à l'étranger devront fournir une preuve d'équivalence canadienne.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s’assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d’utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.