Adjoint(e) exécutif(ive) au directeur/à la directrice

Messages importants

MODIFICATION À LA DATE LIMITE

Tâches

– Gérer l'horaire quotidien du directeur et établir toutes les priorités afin que des mesures puissent être prises de manière efficace. Pour ce faire, trier les courriels, le courrier entrant et les demandes internes et externes à l’intention du directeur, en assurer le suivi et y répondre, filtrer les demandes de réunion, inscrire ou réinscrire des rendez-vous au calendrier ainsi que préparer divers rapports et pièces de correspondance.
– Rédiger, examiner et réviser des documents administratifs pour vérifier la mise en page, l’orthographe et la grammaire, ainsi que veiller à ce que tous les documents requis et toutes les signatures nécessaires aient été obtenus.
– Utiliser un système de suivi de la correspondance.
– Communiquer avec d’autres cadres supérieurs (adjoints exécutifs de directeurs généraux et de directeurs, bureaux de sous-ministres adjoints, etc.) du Ministère pour demander et/ou fournir de l’information, valider divers documents et informer le directeur de toute situation problématique ou de tout problème anticipé, ainsi qu’assurer la tenue de systèmes de classement et de rappel.
– Fournir du soutien et des services à la Division, notamment en matière de ressources humaines, de finances, de voyages, d’accueil et de sécurité, donner des avis et des conseils aux gestionnaires et aux employés sur les processus, les procédures et les exigences, ainsi que coordonner la gestion des besoins en faisant appel à des fournisseurs de services internes et externes.
– S’occuper de préparatifs de voyage ainsi que remplir des demandes de remboursement de frais de voyages et des documents de ressources humaines pour le bureau du directeur.

Milieu de travail

En tant qu’un des meilleurs employeurs du Canada pour la diversité, AAC est fier de célébrer ses accomplissements dans la création d’un milieu de travail diversifié, respectueux et positif où tous les employés sont valorisés et reconnus pour leurs qualités, leurs idées et leurs points de vue uniques.

Intention du processus

Besoins immédiats: 1 poste temporaire à temps plein au Centre de recherche et de développement d'AAC à Morden, MB (possibilité future de devenir permanent) et 1 poste permanent à temps plein au Centre de recherche et de développement d'AAC à Saskatoon.

Un bassin de candidats qualifiés pourrait être établi et pourrait être utilisé pour un emploi permanent et/ou temporaire semblable pour les emplacements indiqués pour ce processus.

Dans l’éventualité où un employé de la fonction publique est qualifié dans le cadre de ce processus et où il y a un besoin temporaire à combler, la candidature de cet employé peut être prise en considération pour une nomination intérimaire, une affectation ou un détachement.

Postes à pourvoir : 2

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Coordonnées de 2 références.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires OU combinaison acceptable d’études, de formation et/ou d’expérience.

Équivalence des diplômes

Expérience dans la prestation d’un éventail de services administratifs et du soutien connexe à un cadre supérieur et à son personnel.

Expérience appréciable* de l’utilisation des logiciels de la suite Office de Microsoft (p. ex. Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

Expérience dans la tenue de dossiers électroniques et de dossiers papier.

Expérience dans la rédaction, la mise en forme, la correction et la préparation de documents tels que des notes de service, des memos, des notes d’information et des pièces de correspondance.

Expérience dans l’organisation et de la coordination de réunions, de téléconférences et de vidéoconférences ainsi que de l’organisation de préparatifs liés à l’accueil et aux conférences.

Expérience dans la préparation d’ordres du jour ainsi que de la prise et de la rédaction de procès-verbaux lors des réunions.

Expérience dans l’établissement et de la tenue d’un système de suivi et/ou de rappel.
*Par « expérience appréciable », on entend une expérience associée à l’exécution de nombreuses activités connexes et normalement acquise sur une période d’environ 12 mois.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Bilingue - Impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Connaissance des pratiques et des procédures d’administration de bureau.

Faculté d’adaptation
Esprit d’initiative
Communication interactive
Planification et organisation
Esprit d’équipe
Raisonnement analytique
Souci du détail

Capacité de communiquer efficacement par écrit.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Titulaire d’un grade ou d’un diplôme d’un établissement postsecondaire reconnu dans un domaine lié au poste (administration de bureau, administration des affaires, commerce).

Équivalence des diplômes

Expérience dans la gestion ou de l’organisation et de la réservation de voyages, ainsi que de la préparation de formulaires de remboursement de frais de voyage.

Expérience dans la préparation, de l’assemblage et de la diffusion de documents d’information pour les réunions.

Expérience dans la création, de la gestion et de la production de divers rapports à l’intention de cadres supérieurs.

Expérience dans la coordination et du suivi de budgets, de dépenses, de factures et/ou de contrats financiers.

Expérience dans la prestation de services de soutien administratif en dotation.

Expérience dans la prestation de services de soutien administratif en ressources humaines.

Expérience dans l’utilisation d’un système de suivi de la correspondance comme le SSRCHD ou équivalent.

Expérience dans la prestation de soutien et de l’utilisation de systèmes tels que Solutions de gestion des sciences (SGS) pour les propositions et les rapports.

Expérience de la liaison directe avec des cadres supérieurs ainsi que du traitement de documents confidentiels, protégés et de nature délicate.

Expérience de travail à la fonction publique fédérale.

La sélection pourrait se limiter aux membres des groupes d'équité en emploi suivants : les autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles, les femmes

Renseignements sur l'équité en matière d'emploi

Placement des employés d’Agriculture et Agroalimentaire Canada touchés par le réaménagement des effectifs.

Conditions d'emploi

Autorisation sécuritaire Secret

Consentir à faire des heures supplémentaires, y compris les soirs et les fins de semaine, et être en mesure de le faire.

Autres renseignements

Les demandes soumises par courriel ne seront pas acceptées. Vous devez postuler en ligne à travers le site www.emplois.gc.ca.

Les personnes handicapées qui ne sont pas en mesure de présenter une demande en ligne doivent téléphoner au numéro suivant : 1-800-645-5605.

Chaque personne a le droit de participer à un processus de nomination dans la ou les langues officielles de son choix. Nous demandons aux postulant(e)s de mentionner leur(s) langue(s) préférée(s) dans leur demande d'emploi.

Les communications relatives au processus de sélection se feront par courriel. Il incombe aux candidats de fournir des coordonnées exactes et de les mettre à jour au besoin. Ils devraient s'assurer par ailleurs de fournir une adresse électronique qui accepte les courriels provenant d'utilisateurs inconnus (certains systèmes de messagerie bloquent ce genre de courriels).

Toutes les communications associées à ce processus, y compris la correspondance par courriel, peuvent être utilisées pour évaluer les qualifications.

Les décisions relatives à une nomination peuvent être fondées sur un ou plusieurs des critères suivants :
- Associer l'expérience ou les qualifications de l'individu aux forces et aux faiblesses de
l'équipe de travail.
- Associer l'expérience ou les qualifications de l'individu aux tâches du poste à pourvoir.
- Profondeur, étendue, type d'expérience relative au travail.
- Niveau/degré d'une ou de plusieurs compétences/qualifications.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.