Adjoint administratif ou adjointe administrative

Messages importants

L’Office national de l’énergie est un tribunal fédéral de réglementation qui réglemente notamment la construction, l’exploitation et la cessation d’exploitation des pipelines qui franchissent des frontières provinciales et internationales, des lignes internationales de transport d’électricité et des lignes interprovinciales désignées, les importations de gaz naturel et les exportations de pétrole brut, de liquides de gaz naturel, de gaz naturel, de produits pétroliers raffinés et d’électricité ainsi que des activités d’exploration et de production pétrolières et gazières dans certaines régions. Il lui incombe par ailleurs de diffuser de l’information à jour, exacte et objective sur l’énergie en plus de fournir des conseils sur des questions énergétiques. Il emploie quelque 450 personnes à son bureau national situé à Calgary, en Alberta, et à ses bureaux régionaux de Montréal et de Vancouver. Son budget annuel se chiffre à plus de 70 millions de dollars.

L’Office national de l’énergie compte au nombre des 100 meilleurs employeurs au Canada, selon les résultats d’un concours annuel organisé par Mediacorp Canada.

Tâches

Relevant du directeur, mais sous la direction fonctionnelle de l’administrateur du secteur, l’adjoint administratif offre, seul ou en équipe, des services de soutien administratif au directeur et aux membres de l’équipe. À ce titre, l’adjoint administratif assure le soutien et la coordination des réunions de l’équipe, participe aux discussions et aux décisions, peut préparer les données pour le budget, organise les voyages, met à jour le calendrier des congés planifiés de l’équipe et gère le bureau de manière efficace en fournissant des services de soutien administratif et de secrétariat.

Intention du processus

Un répertoire de candidats qualifiés pourrait être constitué. Les candidats qualifiés pourraient se voir offrir des postes similaires, temporaires, permanents ou par intérim, à un échelon équivalent ou inférieur. Les nominations seront fondées sur les résultats de l’évaluation des qualités essentielles ou de l’évaluation des qualités essentielles alliée à celle des qualités constituant un atout, ainsi que sur l’étendue et la portée de l’expérience.

Postes à pourvoir : 1

Les renseignements que vous devez fournir

Votre curriculum vitae.

Une lettre d'accompagnement en 1 000 mots (maximum)

Coordonnées de 3 références.

Pour être nommé au poste, vous devez posséder toutes les qualifications essentielles. D'autres qualifications peuvent entrer en ligne de compte dans le choix de la personne nommée au poste. Certaines des qualifications (essentielles ou autres) seront évaluées à l'aide de votre demande d'emploi. Il vous incombe de fournir des exemples pertinents démontrant comment vous répondez à chaque exigence. À défaut de le faire, votre demande pourrait être rejetée.

Afin que votre candidature soit retenue, votre demande doit clairement décrire comment vous répondez aux énoncés suivants (qualifications essentielles)

Diplôme d’études secondaires.

Équivalence des diplômes

Expérience

E1 Avoir traité récemment de manière efficace avec des clients internes et externes de divers niveaux organisationnels.

E2 Avoir une certaine expérience récente de la prestation de services administratifs et du travail de bureau en général (rédaction d’ordres du jour et de procès-verbaux de réunions; réservation de voyages).

E3 Avoir une certaine expérience récente en création de document au moyen de tableurs et de logiciels de traitement de texte, de graphiques d’exposé, de bases de données, d’échéancier ou de communication et d’Internet.

Les énoncés suivants seront utilisés / évalués à une date subséquente (essentiels à l'emploi)

Exigences linguistiques variées
Anglais essentiel ou bilinguisme impératif (BBB/BBB)

Renseignements sur les exigences linguistiques

Test d'autoévaluation d'expression écrite en langue seconde
Afin de vous aider à décider si vous devriez postuler pour des emplois bilingues, avant de soumettre votre demande, vous pouvez subir un test d'autoévaluation facultatif vous permettant d'évaluer vos aptitudes à la rédaction dans votre seconde langue officielle.

Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter :
Test en ligne non supervisé d'expression écrite en langue seconde

Compétences organisationnelles et opérationnelles

CO1 Leadership et travail d’équipe Niveau de compétence — Apprentissage/Mise en pratique
• Établit de bonnes relations de travail avec les membres de son équipe et ses collègues d’autres équipes.

CO2 Responsabilité et priorité des résultats Niveau de compétence — Apprentissage/Mise en pratique
• Sollicite des conseils ou confirme les décisions à prendre dans les situations ambiguës.
• Prend des engagements qui peuvent être respectés, accepte les responsabilités et exécute les tâches assignées.
• Repère de façon proactive les vulnérabilités et problèmes potentiels et tient compte des risques quand il faut prendre une décision ou agir.

CO3 Sens de l’initiative et adaptabilité aux changements Niveau de compétence — Apprentissage/Mise en pratique
• Est réceptif aux nouvelles idées et formule des suggestions en vue d’apporter des changements

CO4 Gestion de processus et de projets Niveau de compétence — Apprentissage
• Établit les priorités, organise et planifie le travail assigné.

CO5 Communication orale Niveau de compétence — Apprentissage
• Communique de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

CO6 Communication écrite Niveau de compétence — Apprentissage
• Communique de façon claire, concise et efficace avec collègues et clients.

Compétences techniques

CT1 Administration des affaires et service à la clientele Niveau de compétence — Mise en pratique
• Organise et coordonne les activités selon la liste des priorités pour assurer des services continus.
• Fait preuve de jugement et agit vite dans des situations multitâches.

Définition des niveaux de compétence

Apprentissage : Acquiert une connaissance de base de la compétence et les capacités nécessaires à sa mise en pratique.
Mise en pratique : Manifeste une bonne compréhension de la compétence et des capacités nécessaires à sa mise en pratique et à une contribution tangible.
Orientation : Connaît bien et maîtrise la compétence. Peut influencer et guider les autres dans sa mise en pratique.
Façonnement : Est reconnu comme expert. Façonne la direction de l’Office en ce qui concerne la compétence.

Les énoncés suivants pourraient être utilisés / évalués à une date subséquente (pourraient être nécessaires à l'emploi)

Qualités constituant un atout

QA1 Études : postsecondaires (et non des cours de niveau secondaire) en programmes d’administration ou de gestion de bureau ou encore de secretariat.

QA2 Certaine expérience récente en prestation de services administratifs (notamment gestion du calendrier et emploi du temps) à des gestionnaires ou à des cadres supérieurs.

QA3 Certaine expérience récente en élaboration et administration de budgets

QA4 Certaine expérience récente en services financiers (notamment en traitement de factures, en rapprochement de dépenses et en utilisation d’un logiciel financier).

Conditions d'emploi

Conditions d’emploi

1) Consentir à se soumettre à une vérification de la sécurité et à obtenir et conserver la cote de fiabilité.

2) Se conformer au Code régissant la conduite des employés de l’Office national de l’énergie. Remarque : Il est fortement recommandé aux candidats éventuels de prendre connaissance du code de conduite avant de postuler. Ce document est disponible dans le site Web de l’Office, à l’adresse http://www.neb-one.gc.ca/code-regissant-conduite.

3) Accepter et être capable de voyager et de faire des heures supplémentaires au besoin.

4) Consentir à changer d’équipe ou de secteur, selon les exigences opérationnelles ou à mesure que sont établis les besoins de perfectionnement individuels.

Autres renseignements

Remarques

1. Le système de classification de l’Office national de l’énergie est différent de celui de la fonction publique dans son ensemble. À des fins de dotation, ce poste NEB-04 correspond à peu de chose près à un poste de niveau AS-01. Le poste est assujetti à la convention collective de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada applicable à l’Office.

2. Exigences liées à la candidature : Les candidats doivent présenter, d’ici la date limite, un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement qui démontrent clairement qu’ils ou elles possèdent les qualités essentielles concernant les études et l’expérience. Il est fortement conseillé aux candidats de démontrer qu’ils ou elles possèdent aussi les qualités constituant un atout. Des renseignements insuffisants entraîneront le rejet de la candidature.

3. Évaluation : L’évaluation des candidatures pourrait se faire à l’aide d’un ou de plusieurs moyens parmi les suivants : examen écrit, présentation orale, entrevue, vérification des références, interaction avec le personnel à l’interne durant le processus de sélection et connaissances personnelles. Une sélection descendante pourrait être utilisée à n’importe quelle étape du processus de sélection.

4. Exigences à remplir : Les candidats doivent posséder toutes les qualités essentielles et satisfaire aux conditions d’emploi pour être nommés à ce poste. Une personne peut être nommée au poste même si elle ne possède pas toutes les qualités constituant un atout, ni même aucune, et si elle ne satisfait pas aux exigences opérationnelles ou ne répond pas aux besoins organisationnels. Cependant, il est préférable de satisfaire à ces critères, car ils peuvent constituer un facteur déterminant dans le choix du titulaire.

5. Salaire : Au 1er novembre 2013, NEB-04 – de 40 797 $ à 49 630 $ (en cours de révision)
D’autres formes de rémunération peuvent être accordées par l’Office national de l’énergie en sus du salaire, dont l’admissibilité est établie conformément aux dispositions stipulées dans la convention collective ou les conditions d’emploi pour la durée précisée :
• une indemnité pour Calgary représentant 4,95 % du salaire de base et payable toutes les deux semaines;
• une rémunération liée au rendement annuel, composée en partie du rendement personnel (60 % du montant) et du rendement de l’organisme (40 % du montant).
• La convention collective entre l’Office et l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada a pris fin le 1er novembre 2014. Jusqu’à la signature d’une nouvelle convention, toutes les dispositions de l’ancienne, y compris celles qui ont trait aux indemnités, continuent de prévaloir.

6. Conditions d’emploi : Ce poste est classé dans l’unité de négociation représentée par l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.

7. Preuves de scolarité : Des preuves de scolarité sont exigées avant la nomination. Les candidats qui ont fait leurs études à l’extérieur du Canada doivent faire évaluer leurs certificats ou diplômes en fonction des normes d’éducation au Canada. Prière de communiquer avec le Centre d’information canadien sur les diplômes internationaux pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet (www.cicic.ca).
Les équivalences accordées par les autorités provinciales canadiennes en ce qui a trait aux diplômes d’études appliquées (baccalauréat) des collèges et instituts de technologie (p.ex., en Ontario, en Colombie-Britannique, en Alberta et au Manitoba) doivent toujours être acceptées comme diplômes correspondant aux baccalauréats décernés dans les provinces concernées.

8. Besoins organisationnels futurs : L’Office est déterminé à se doter d’un effectif compétent et diversifié, qui est représentatif de la population canadienne. Suivant sa stratégie visant l’atteinte des objectifs en matière d’équité d’emploi, il peut limiter sa sélection à des candidats ayant indiqué leur appartenance à l’un des groupes désignés suivants : femmes, Autochtones, minorités visibles ou personnes handicapées.

9. Bureau principal – Calgary (Alberta) : 517, Dixième Avenue S.-O.

La fonction publique du Canada s'est engagée à se doter d'un effectif compétent qui reflète la diversité de la population canadienne. Par conséquent, elle favorise l'équité en matière d'emploi et vous encourage à indiquer volontairement sur votre demande si vous êtes une femme, une personne autochtone, une personne handicapée ou un membre d'une minorité visible.

La fonction publique du Canada s'est aussi engagée à instaurer des processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et exempts d'obstacles. Si l'on communique avec vous au sujet d'une possibilité d'emploi ou pour des examens, veuillez faire part au représentant ou à la représentante de la Commission de la fonction publique ou de l'organisation, en temps opportun, de vos besoins pour lesquels des mesures d'adaptation doivent être prises pour vous permettre une évaluation juste et équitable. Les renseignements reçus au sujet de mesures d'adaptation seront traités confidentiellement.

Préférence

La préférence sera accordée, dans l'ordre suivant, aux anciens combattants et aux citoyens canadiens.

Renseignements sur la préférence aux anciens combattants

Nous remercions d'avance ceux et celles qui auront soumis une demande d'emploi, mais nous ne contacterons que les personnes choisies pour la prochaine étape de sélection.